Confidențialitate
INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
versiunea 1.1 actualizată la data de 03.07.2019
SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A., având număr de înregistrare la Registrul Comerțului J40/5098/19.03.2008 și CUI 23545104, în calitate de operator de date cu caracter personal, înregistrat la ANSPDCP sub numărul 9402, și colectează și prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu prevederile Legii nr. 677 din 21.11.2001, iar din 25.05.2018 și cu prevederile Regulamentului UE nr. 679 din 27.04.2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date, numit în continuare GDPR.
Scopul prezentului document este informarea dumneavoastră specifică și lipsită de ambiguitate cu privire la scopurile prelucrării, temeiul juridic al prelucrării, durata prelucrării, destinatarii datelor cu caracter personal colectate, modalitățile de exercitare a drepturilor individuale precum și informații legate de scopul secundar al procesarii, dacă datele vor fi prelucrate într-un alt scop decât cel pentru care au fost colectate de către operatorii asociați.
Date personale colectate pe care le prelucrăm pot fi: numele și prenumele complete ale persoanelor care vor fi preluate în asigurare; vârsta, locul și data nașterii; codul numeric personal (CNP) sau echivalentul acestuia în cazul în care nu aveți cetățenia română; numărul și seria documentului de identitate; data eliberării documentului de identitate și entitatea care l-a emis; domiciliul stabilit/reședința (adresa completă - strada, număr, bloc, scara, etaj, apartament, oraș, judet/sector, cod poștal, țara); naționalitatea/cetățenia; telefonul/faxul/ e-mail; ocupația/funcția/statutul social; datele din actele de stare civilă/permis de conducere/certificat de înmatriculare/carte de identitate vehicul (după caz); date despre persoane aflate în întreținere sau membrii ai familiei; imagine; informații bancare; adresa IP, atunci când vizitați pagina noastră de internet fără a dezactiva Cookies; semnatura; date de localizare georeferentiata-GPS; informații privind starea de sănătate a dumneavoastră, privind istoricul afecțiunilor de care ați suferit, antecedente în familie etc.
În cadrul operațiunii de prelucrare a datelor, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. ține seama de reglementările legale în vigoare în această materie, respectă și aplică principiile care stau la baza protecției datelor personale și asigură confidențialitatea și securitatea datelor prin măsuri organizatorice și tehnice adecvate, concretizate în proceduri interne, reguli de conduită și training-uri continue de conștientizare și responsabilizare a angajaților săi.
PRINCIPIILE PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Datele cu caracter personal colectate vor fi:
prelucrate în mod legal, echitabil și transparent, respectând principiile legalitate, echitate și transparentă;colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu vor fi prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori iîn scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale; adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; vom lua toate măsurile necesare pentru a ne asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt sterse sau rectificate fără întârziere;păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depașește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în masura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevazute în lege în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate; prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.
Este important să acordați atenție acestei informări astfel încât să cunoașteti toate aspectele expuse în conținutul acesteia si sa le aduceti la cunostinta persoanelor ale caror date cu caracter personal sunt furnizate de catre dumneavoastra astfel incat informarea acestora sa fie facuta corespunzator.
SCOPURILE COLECTARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Datele cu caracter personal și datele privind starea de sănătate ale dumneavoastră cât și ale persoanelor pentru care se solicită incheierea contractului de asigurare sunt colectate in scopul prestarii serviciiilor de asigurare, respectiv: in scopul ofertarii si emiterii contractelor de asigurare (inclusiv reinnoirea/prelungirea acestora); administrarii si executarii contractului de asigurare (inclusiv incheierea de coasigurari/reasigurari; instrumentarea daunelor - avizare, constatare, lichidare; chestionare de satisfactie; recuperarea creantelor; actiuni in regres; detectarea si prevenirea potentialelor fraude); evaluarii statistice a portofoliului de asigurari detinut in vederea identificarii riscurilor si a adaptarii activitatii de asigurare la conditiile reale din piata, calcule actuariale; in scopul indeplinirii obligatiilor legale (inclusiv combaterea spalarii banilor / finantarea terorismului / aplicarea sanctiunilor internationale, prevenirii si identificarii de fraude si alte scopuri legitime, arhivare); desfasurarii de actiuni de transmiterea directa prin posta a facturilor aferente politei incheiate precum si a oricaror informatii de interes pentru dumneavoastra in ceea ce priveste derularea relatiei contractuale.
TEMEIURILE JURIDICE
Colectarea si procesarea datelor personale in scopurile mentionate mai sus se bazeaza pe:
Regulamentul GDPR in baza art. 6 alin. 1 lit. b), c) si f), iar acolo un persoana vizata si-a dat acordul pentru procesarea datelor cu caracter personal in baza art. 6 alin. 1 lit. a), atat pentru sine cat si pentru alti membrii ai familiei sale;Obligatia legala, inclusiv prevederile legislatiei din domeniul asigurarilor;Incheierea (inclusiv etapele premergatoare incheierii unui contract cum este oferirea de consultanta, ofertarea etc.), executarea, administrarea unui contract;Interesul legitim al asiguratoruluiFurnizarea serviciilor medicale conform contractului de asigurare - in temeiul dispozitiilor art. 9 alin. 2 lit. h din GDPR.
SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. foloseste codul numeric personal (CNP) ca modalitate de identificare fara echivoc a clientului, in asa fel incat sa nu se produca o substituire, pentru a se limita erorile in efectuarea operatiilor, pentru a se pastra rapiditatea comunicarii cu dumneavoastra in verificarea curenta si, de asemenea, in cadrul comunicarii cu terte persoane.
In ceea ce priveste datele privind starea de sanatate, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. foloseste aceste datele privind starea de sanatate pentru a putea definitiva si gestiona contractele de asigurare incheiate privind sanatatea si viata, mai ales avand in vedere ca in derularea activitatii sale de asigurare, prelucrarea datelor medicale ale asiguratilor este indispensabila executarii politelor contractate. In lipsa acestor informatii cu caracter sensibil, aceasta activitate nu ar putea fi desfasurata.
SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. colecteaza informatiile mentionate mai sus de la potentialii sai clienti, direct sau prin intermediul unor terti (agenti, brokeri).
Refuzul furnizarii datelor cu caracter personal catre SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. conduce la imposibilitatea oferirii si incheierii contractului de asigurare cu dumneavoastra avand in vedere faptul ca aceste informatii sunt absolut necesare procesului de analiza si executarii contractului de asigurare.
Durata prelucrarii datelor cu caracter personal
Durata prelucrarii datelor cu caracter personal in legatura cu derularea contractelor de asigurare/reasigurare este specifica fiecarui tip de prelucrare, tinand seama de considerentele mentionate mai sus, precum si pentru indeplinirea unor obligatii legale din domeniul asigurarilor sau a oricaror alte obligatii legale (fiscale, arhivare etc.).
In scopul limitarii prelucrarii, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. va efectua periodic o revizuire a necesitatii de prelucrare a datelor, pentru a limita cat mai mult posibil sfera datelor asiguratilor, supuse prelucrarii.
Destinatarii datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal vor fi dezvaluite angajatilor/mandatarilor/subcontractorilor nostri pentru desfasurarea activitatii acestora in legatura cu executarea contractului de asigurare incheiat doar in scopul gestionarii contractelor de asigurare incheiate si al instrumentarii dosarelor de dauna cu exceptia urmatoarelor situatii:
in cazul in care potrivit legii, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. are obligatia de a comunica aceste date unor autoritati publice;cand aceasta comunicare se va face in baza legii pentru protejarea drepturilor si intereselor SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A.;cand transmiterea datelor este solicitata in mod expres de persoana vizata. In indeplinirea obligatiilor si angajamentelor ce le revin in contractele incheiate cu clientii si pentru a asigura prelucrarea eficienta si profesionala a datelor personale, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. poate transmite datele cu caracter personal unor terte persoane, imputerniciti cu care a incheiat un contract corespunzator. Acesti prelucratori (persoane imputernicite) sunt obligati sa respecte cerintele pentru siguranta prelucrarii si sa ia masurile tehnice si organizatorice necesare pentru asigurarea protectiei datelor personale.
In functie de tipul prelucrarii datele cu caracter personal mai pot fi prelucrate de catre:
Cei care participa la negocierea, incheierea sau la indeplinirea directa a contractului;Cei care asigura deplina operabilitate, nivelul calitativ pentru satisfacerea cerintelor clientilor in indeplinirea contractului si a tuturor tranzactiilor legate de contract, precum si cu sistemele in care este luat in evidenta contractul(agenti, brokeri);Cei care ofera securitatea si alt tip de protectie sistemelor SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A.;Cei care colaboreaza in domeniul colectarii creantelor de la clienti (daca este cazul);Cei care depoziteaza dosarele clientilor;Societatilor membre ale grupului Signal Iduna in masura in care este necesar pentru executarea contractului de asigurare.
Imputernicitii mentionati anterior sunt societati cu sediul pe teritoriul Romaniei sau cu sediul intr-unul din statele Uniunii Europene ori in statele a caror legislatie prevede un nivel de protectie cel putin egal cu cel oferit de legea romana.
In cazul in care este necesar sa se predea si sa se prelucreze datele dumneavoastra personale intr-un stat din afara Uniunii Europene, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. se va asigura ca procesarea de date cu caracter personal este conforma cerintelor de securitate la care sunt supuse procesarile din cadrul Comunitatii Europene, a caror componenta o reprezinta respectarea standardelor UE privind prelucrarea datelor personale, asigurand astfel indeplinirea dezideratelor prevazute de legislatia in materie de protectie a datelor cu caracter personal.
Pentru cazuri atipice, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. va solicita Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal permisiunea de a transmite datele personale in tari a caror legislatie nu prevede un nivel de protectie cel putin egal cu cel oferit de legea romana.
Drepturile persoanelor vizate si modalitatile de exercitare a acestora:
1. Dreptul de acces la baza de date si dreptul la informare – Persoanele vizate au dreptul de a obtine la cerere si in mod gratuit date referitoare la prelucrarile de date care ii privesc, efectuate de catre SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A., precum si dreptul de a obtine informatii privitoare la scopul prelucrarii, categoriile de date prelucrate, destinatarii datelor sale, perioada pentru care datele sunt stocate si drepturile de care beneficiaza in virtutea dispozitiilor legale in materie.
2. Dreptul de interventie asupra datelor – Persoanele vizate au dreptul de a obtine la cerere si in mod gratuit rectificarea, actualizarea, blocarea, restrictionarea sau stergerea datelor a caror prelucrare nu este conforma legii in special a datelor inexacte, a datelor care nu mai sunt necesate pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau atunci cand persoana vizata isi retrage consimtamantul pe baza caruia are loc prelucrarea. In cazul informatiilor inexacte sau incomplete care o privesc, persoana vizata va putea cere si obtine completarea, respectiv rectificarea acestora inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare. In cazul in care persoana vizata obtine restrictionarea prelucrarii, aceasta va fi informata de catre operator inainte de ridicarea restrctiei de prelucrare.
3. Dreptul de opozitie – Persoanele vizate au dreptul de a se opune in orice moment, din motive intemeiate si legitime legate de situatia particulara in care se afla, ca date ce ii privesc sa faca obiectul unei prelucrari. Totodata au dreptul de a se opune in orice moment, in mod gratuit si fara nici o justificare, ca datele ce ii vizeaza sa fie prelucrate in scop de marketing direct de catre SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. sau un tert caruia i-au fost comunicate datele respectivelor persoane. In cazul in care persoana vizata se opune prelucrarii, SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. nu va mai prelucra datele cu caracter personal, cu exceptia cazului in care demonstreaza ca au motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor persoanei vizate.
4. Dreptul la portabilitatea datelor – Persoanele vizate au dreptul de a primi datele cu caracter personal care le privesc si pe care le-au furnizat operatorului si de a le transmite altui operator, respectiv de a le transmite direct de la un operator la altul, acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
5. Celelalte drepturi garantate de dispozitiile legale in materie sunt:
dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, bazate exclusiv pe prelucrarea automata inclusiv crearea de profiluri;dreptul de a va adresa justitiei, pentru apararea oricaror drepturi garantate de lege;dreptul de a solicita stergerea datelor, daca nu mai sunt necesare scopului si daca nu exista alte cerinte legale, de executare a unui contract sau interes legitim ce pot fi invocate;dreptul de a fi notificat de catre Signal Iduna privind brese de securitate care au/ar putea avea impact asupra datelor persoanelor vizate.
SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. pastreaza datele colectate astfel cum este mentionat in nomenclatorul arhivistic disponibil pe adresa https://www.signal-iduna.ro/nomenclator-arhivistic.pdf aprobat de Arhivele Naționale si notificat catre Autoritatea de Supraveghere Financiara, respectand cadrul legal.
Persoanele vizate se vor putea adresa orice solicitare privind modul de prelucrare a datelor, direct catre SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A., in care vor arata solicitarea, iar, dupa caz, motivul nemultumirii sau/si drepturile pe care le considera ca i-au fost incalcate.
Cererea, redactata in scris, va fi transmisa la sediul SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A. sau pe email, la adresa dataprotection@signal-iduna.ro, persoana vizata urmand sa primeasca un raspuns in termen de 30 de zile de la data inregistrarii in evidentele societatii.
In afara de modalitatea mentionata mai sus de solutionare a eventualelor diferende, persoanele vizate au posibilitatea de a inainta (direct sau prin reprezentant) o plangere catre Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) dar nu mai devreme de 30 zile de la inaintarea unei plangeri catre Asiguratori.
Pentru orice intrebare despre modul in care datele persoanelor vizate sunt utilizate sau daca sunt necesare orice lamuriri suplimentare in legatura cu orice aspect ce tine de prelucrarea datelor, acestea se pot adresa responsabilului cu protectia datelor din cadrul companiei, prin email: dataprotection@signal-iduna.ro, prin posta, la adresa SIGNAL IDUNA ASIGURARE REASIGURARE S.A., Bucuresti, Str. Gara Herastrau, nr.2, Sectiunea 1, Etaj 4, sector 2 sau depunand personal o notificare semnata olograf la oricare din sediile Signal Iduna din tara.